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协会宗旨

广东省循环经济和资源综合利用协会档案管理制度

发布日期:2015-09-02   来源:协会   

广东省循环经济和资源综合利用协会档案管理制度

    (一)目的
    为确保协会档案资料的完整,实现档案管理的科学化、规范化,提高员工工作效率和工作质量,根据全国人民代表大会常务委员会《中国人民共和国档案法》和广东省人民代表大会常务委员会《广东省档案管理规定(修订)》的规定,结合本协会实际情况,特制定本制度。
    (二)职责权限
    会员部负责协会的档案管理,各部门按职能分类归口管理本部门档案资料。
    (三)档案分类与管理
    1.文书类
    (1)收发文。按本汇编《公文处理制度》所述管理。
    (2)收付款合同资料。各部门签订的合同协议原件,分别交会员部及财务保存。
    (3)课题资料。协会承担的课题,课题负责人需在课题结题后将结题报告及全套资料有序整理及编号,交由会员部保存。
    (4)技术服务(培训)资料。各部门完成各自签订的技术服务后,将最终成果及必要材料进行汇总,交由该技术归口职能部门编号分类保存,并制作分类目录文件。该目录文件每年初应交会员部存档。
    (5)报刊。对于协会印制的简报、会刊以及其他单位的报刊等材料,应放在办公室指定位置供员工取阅。过期资料按年份、期号由会员部分别保存。
    (6)会议资料及其他资料。会员部应及时搜集各类会议资料及其他有用的文字资料,其余部门也应主动将保存价值高的文书资料交由会员部保存,方便日后工作参考。
    2.会计类
    会计档案是记录和反映协会经济活动的重要材料和证据,它包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案的管理应采用“三统一”的办法,即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,同时结合各类档案的保管期限分门别类按顺序编号,由协会财务统一管理。
    3.人事类
    人事档案是指员工加入协会后的任职情况、培训情况、学历、职称变化等情况及员工基本情况复印件、劳动合同等,由协会会员部统一建立,仅在协会内部使用的员工档案。员工入职后须填写《入职登记表》,并由会员部建立员工个人信息库,真实、准确记录员工信息,完善人事档案的管理。
    (四)档案保管
    1.保管期限
    档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家法规的有关规定,档案的保管期限定为永久与定期两种,定期一般分为30年、10年。有长远利用价值的档案应长久保存;在一定时期内有利用价值的档案分别定期保存。
    2.保管要求
    (1)存放档案必须有专门资料室,并要设有专柜、架,做到科学管理,排列整齐,以便于查阅。
    (2)要定期进行档案清理核对工作,做到账物相符。资料室实行专人负责,非协会员工不得随意翻阅资料。
    (3)资料室要经常通风,做到整洁卫生。资料室内不准吸烟,以免发生火灾,并应做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。
    (五)监督管理
    会员部有权对各部门的档案管理进行抽检,对于不符合要求的,有权利责令其在限定的工作日内整改完毕。
    (六)附则
    本制度由会员部负责解释,自公布之日起生效。

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