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协会宗旨

广东省循环经济和资源综合利用协会公文处理制度

发布日期:2015-09-02   来源:协会   

广东省循环经济和资源综合利用协会公文处理制度

    (一)目的
    为进一步规范协会公文管理,使之标准化、制度化、科学化,参照中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》的相关规定,结合协会的实际运作,特制定本制度。
    (二)职责权限
    会员部负责协会各项公文处理的管理工作,各职能部门负责公文的拟稿、执行等工作,协会领导负责公文的阅批工作。
    (三)收文处理
    收文处理是指对来自本协会外部的公文所实施的处置和管理过程,包括登记、拟办、承办、组织传阅、催办、归档等程序。
    1.登记。凡来自外部送达本协会的公务文书和材料,包括文件、信函、内部刊物及其他文字资料,均应及时在《协会收文记录表》上登记。
    2.拟办。文件经收文登记后,由会员部对需要拟办的文件,附上《协会收文办理登记表》,并根据文件内容,按轻重缓急及时送请副秘书长阅批,然后按批示的意见送相关职能部门和员工办理。
    3.承办。承办部门及员工收到交办的公文后应当按时办理,不得延误、推诿,并及时向上级领导反馈工作情况。
    4.组织传阅。需要传阅的文件一般应根据文件批示内容先送主办部门,后送其余部门主要负责人,再送一般工作人员。文件传递后应及时阅读并签字,不得在文件上乱涂乱画。
    5.催办。送领导阅批或者交有关部门及员工办理的公文,会员部要负责催办,做好紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
    6.归档。承办部门及员工办理完毕后应将文件及相关资料交会员部,会员部应做好编号归档。
    (四)发文处理
    发文处理是指以本协会名义制发公文所进行的拟制、处置与管理活动,包括拟稿、审核、签发、用印、登记、分发。
    1.拟稿。协会员工撰写公文要得到部门负责人或协会领导的授权,然后向会员部申请相应文号,并附上《协会发文申请表》。公文的撰写要贯彻党和国家的方针政策,合法合理,主体明确,符合公文写作规范,并使协会的意志见诣文字。
    2.审核。在送交有关领导审批或通过之前,由撰写者所属部门负责人对发文做出全面核查、修改工作。
    3.签发。以本协会名义签发的公文,由分管副秘书长签发。
    4.用印。印制好的公文必须加盖协会公章才能生效。
    5.登记。文件在发出前由会员部在《协会发文记录表》上做好登记及原件存档工作,以备查阅。
    6.分发。经办人将制成的公文按主送、抄送分别发至各单位。
    (五)发文的主要种类和格式
    1.种类
    (1)协会红头发文。该类发文使用字号“粤循综协〔20xx〕x号”,并应由协会红头发文纸印制。主要用于以协会名义印发的决议、通知、报告、转发机关单位的文件以及向上级领导部门的请示、汇报等。
    (2)协会信笺发文。该类发文使用字号“粤循综协函〔20xx〕x号”,并应由协会信笺发文纸印制。主要用于处理与协会无隶属关系的单位商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项。
    2.格式编排
    (1)发文字号
    发文字号在发文机关下排布,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为01),在阿位伯数字后加“号”字。
    (2)标题
    一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
    (3)正文
    公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
    (4)附件说明
    如有附件,在正文编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
    (5)发文机关署名、成文日期和印章
    成文日期一般右空四字编排;发文机关署名一般在成文日期之上、以其为准居中编排;印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。
成文日期的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
    (6)附件
    附件应当另面编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在页面左上角第一行。附件格式要求同正文。
    (7)页码
    一般用4号半角宋体阿位伯数字,编排在公文页面下边缘之下,数字左右各放一条一字线;单页码居右空一字,双页码居左空一字;公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排,空白页不编排页码。
    (六)监督管理
    负责公文处理的员工必须以高度的责任心做好公文处理工作,保证公文的准确性和严肃性。凡印制的正式公文,如出现重大疏漏、差错,影响公文表达意义的,相关负责人须重印并替换原有发文。
    (七)附则
    本制度由会员部负责解释,自公布之日起生效。

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